Para mejorar en tu aprendizaje y productividad, hay una habilidad que no debes olvidar: la gestión del tiempo, pues es uno de los factores determinantes en el buen desempeño de las personas.

Estoy seguro que hay días que te has sentido como yo: el tiempo pasa volando, con muchas cosas que hacer, pero al final del día no has logrado hacer mucho. Es como tener una sensación de apuro y estrés constante, pero si ves conscientemente lo que has logrado ese día, pues no es mucho en verdad.

Sin embargo, es solo una forma de percibir el tiempo que pasa, pues puedes gestionar tus tareas con otra mentalidad, una que se concentre en las cosas importantes y deje de lado las distracciones (en la medida de lo posible 😉)

¿En qué gastas tu tiempo?

Para los autores del libro “Motivación y estrategias de aprendizaje para alcanzar el éxito en la universidad” (el título es más corto y melodioso en inglés 😛) y según la teoría de la autoregulación, la gestión del tiempo es uno de los factores más importantes para el éxito de los estudiantes en el colegio y la universidad.

Pero la importancia de gestionar tu tiempo va más allá del contexto educativo. Pues cuando gestionas tu tiempo eficientemente es mucho más fácil alcanzar los objetivos que te hayas planteado.

Cuando hablamos de gestión del tiempo, en verdad estamos hablando de gestión de eventos o tareas. Nuestra vida está estructurada alrededor de tareas, desde que nos levantamos en la mañana, nos lavamos los dientes o simplemente almorzamos con nuestros compañeros de trabajo. Todo sigue una cadencia de eventos, uno tras otro.

En este contexto, la gestión del tiempo no es más que un sistema que te permite cumplir con todas las tareas importantes del día.

Según los autores, los problemas más comunes en la gestión del tiempo son:

• falta de objetivos,
• no saber descomponer un objetivo en tareas,
• no saber cuánto tiempo necesitas para
• completar una tarea, pero, sobre todo,
• no saber en qué utilizas tu tiempo.

Y dentro de ese hoyo negro del tiempo gastado, están las actividades que nos hacen perder el tiempo. Según uno de los estudios citados, los estudiantes pasan mucho más tiempo escribiendo mensajes en redes sociales que estudiando, yendo a clases o trabajando… 🤔

Obviamente hay actividades que son necesarias. Por ejemplo, nadie se va a morir si luego de un día complicado en el trabajo, te tomas una cerveza y ves un capítulo de tu serie favorita. El problema es que, mientras ves un capítulo, fácilmente se vuelven dos, tres o cuatro y terminas durmiendo a la 1 de la mañana…

Y el problema más grande es que muchas veces ni siquiera sabemos que estamos perdiendo el tiempo….
Los autores proponen un ejercicio interesante: piensa en todas las posibles distracciones y haz una escala del 1 al 10, según la que más importante sea para ti. Así puedes tener una idea básica de tus principales distracciones, y eso es un gran primer paso.

¿Y si me llega un mensaje de WhatsApp? 😯

Ahora bien, voy a asumir que tienes una idea general de las cosas que más te distraen, tus demonios personales de la productividad. Conocer tus debilidades y tus lados “flacos” te ayuda a estar más consciente de lo que haces. Pero no olvides, se trata de observar tus hábitos, no de juzgarlos con dureza.

Ahora puedes comenzar a pensar más libremente sobre cómo dedicar tu tiempo productivo. La pregunta en este caso es: ¿qué pasa si tengo que atender alguna actividad que me distraiga del estudio o trabajo más concentrado?

Para Cal Newport, uno de mis autores preferidos, deberíamos utilizar lo que él llama una “Declaración sobre mi atención”.

La idea es muy simple: en una hoja de papel enumera las razones por la que puedes distraerte de tu trabajo o estudio concentrado.

Por ejemplo, si te llega un mensaje en Whatsapp. ¿En qué circunstancias vas a responder a un mensaje? ¿A qué personas vas a responder? Tu respuesta puede ser: voy a responder solo después de 2 horas de trabajo concentrado, o solo responderé a mi esposa o mi mamá.

De esta forma estableces límites claros para las actividades que te distraen y si tienes que hacerles caso, debe haber una buena razón.

Escribe una Declaración sobre tu atención.
(Write an attention charter.)

Saber es poder

Ahora que ya tienes domadas tus distracciones 😉, la gran pregunta es ¿en qué vas a ocupar ese tiempo? Piensa en el tema que estás tratando de aprender, la habilidad que estás tratando de adquirir o simplemente quieres concéntrate mejor en tu trabajo.

Pero como les decía arriba, la gestión de tiempo pasa mucho por saber en qué estás gastando tu tiempo, saber cuánto tiempo de calidad o de distracción dedicas a tu aprendizaje u objetivos.

Por ejemplo, puedes estar pensar que estás dedicando mucho tiempo en aprender sobre marketing digital pero si llevas una cuenta del tiempo que pasas concentrado sobre esa actividad, tal vez te das cuenta que solo dedicas una parte pequeña de tu día o de tu semana. Y así es difícil avanzar.

En internet hay mil y un videos de cómo hacer un seguimiento de tus horas de trabajo. Pero según mi experiencia, mientras más complicada y tediosa es una herramienta, más difícil es ponerla en práctica. Por eso es importante la simplicidad.

De nuevo, el profesor Cal Newport nos trae un sistema simple y que me ha servido mucho. En vez de llevar un registro detallado de cada hora del día, simplemente escribe en una hoja de papel las horas de trabajo concentrado que dedicas, por semana, a tu proyecto de aprendizaje u objetivo.

Podrás ver así cuanto tiempo de concentración dedicas a la semana y puedes, a partir de esa observación, ajustar tus expectativas o comprometerte a dedicar más tiempo.

Recuerda, gestionar tu tiempo tiene implica saber cómo lo gastas en las actividades que realmente importan y solo a partir de ahí podrás hacer un cambio.

Si eres más techie, puedes usar esta herramienta de seguimiento de tiempo: Toggl

Notas desde el laboratorio.
(Lab notes)

Así que no lo olvides, si quieres comenzar en el camino correcto para cumplir con tus objetivos de aprendizaje o profesionales, debes saber en dónde se va tu tiempo y si lo estás utilizando conscientemente.

Sección Aprender:

Como les he venido diciendo, hay MOOCs para todo 😛. Esta vez pueden explorar el curso realizado por la Universidad de California Irvine, tiene buenas calificaciones y nos da un panorama general de la gestión del tiempo y la productividad.

Trabaja inteligentemente, no más arduamente: Manejo del tiempo para tu productividad personal y profesional.