Los 10 ladrones del tiempo más molestosos y cómo lidiar con ellos
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Espero no equivocarme, pero estoy casi seguro que más de una vez a la semana, has tenido esa sensación de estar “ocupado”, pero cuando el día se acaba, te das cuenta de que no has hecho mucho.
En mi caso, lo que más recuerdo, es la sensación de no tener tiempo para lo importante, y al finalizar el día seguir con esa ansiedad y estrés con el que comencé.
Me pasó cuando trabajaba a tiempo completo, en un puesto con muchas responsabilidades y sin apoyo. Tenía muchas cosas que hacer, pero parecía que cuando se acababa el día, seguía con varias tareas y no avanzaba.
Mucha de esa responsabilidad podemos echarla a los ladrones del tiempo por “quitarnos” tiempo de calidad durante el día. Si lo vemos más globalmente, son el síntoma de nuestra forma dispersa de trabajar.
Por eso es tan importante que observes atentamente tus acciones y reacciones cuando te sientas a hacer trabajo de calidad.
Cuando veas que caes en alguno de estos ladrones del tiempo tan fastidiosos, te das a ti mismo la posibilidad de hacer un cambio y tenerlos bajo control.
¿Qué es un ladrón del tiempo?
Recuerda la última vez que estuviste conversando con tu pareja o con tus hijos.
Si eres un poco parecido a mí, te tuvieron que repetir al menos dos veces lo que te dijeron porque estabas viendo tu teléfono o respondiendo efusivamente un mensaje de Whatsapp. Y al menos la mitad de las veces, te olvidaste de lo que dijeron dos minutos después.
¿Cuál es el resultado?
Primero, no le hiciste caso a una persona que se supone quieres y respetas.
Y segundo, pero no menos importante, pierdes tiempo y esfuerzo. No solo el tuyo, sino el de las demás personas.
Al no tener tu mente y tus emociones en el momento, ese ladrón del tiempo de la distracción trae consecuencias negativas a tu vida.
Por eso, para ponerles “ojos y cabello”, diremos que
los ladrones del tiempo son las pequeñas actividades o interrupciones en nuestro flujo de trabajo que nos «sacan» o distraen de la actividad que estamos haciendo.
Se puede decir que son comportamientos inconscientes que ejecutamos sin mucho control emocional o mental.
Por eso, es importante saber cuáles son los más comunes y los he divido en tres categorías que te pueden ayudar a controlarlos mejor:
Mente
- Falta de concentración
Este es el rey de los ladrones del tiempo. Vivimos en una época como nunca en la historia, dónde la distracción está tan presente en nuestras vidas que nos cuesta concentrarnos en una conversación más de dos minutos.
Pero tienes que tomar en cuenta que la concentración es una habilidad de nuestra mente, no es un estado. Debemos cultivarla, sino se oxida cómo cualquier otra habilidad que no utilices.
- Multitasking
En algún momento de mi recorrido por los consejos sobre productividad personal, me topé con este: “el multitasking es bueno”. Y porque soy un alma ingenua, lo implementé…Mala idea…
El multitasking no solo no te hace menos productivo, sino que es un estado de la mente que te genera estrés y ansiedad. No estamos construidos para hacer más de una (o dos) tareas al mismo tiempo, la ciencia lo respalda.
- Parálisis por análisis
Pasa cuando tienes un problema delante tuyo y en vez de solucionarlo, analizas los pro y los contra, ves todos los ángulos del problema y pierdes mucho tiempo en ello.
Obviamente no es buena idea lanzarse a la acción sin un mínimo de reflexión, pero fácilmente puedes paralizarte y no saber cómo actuar.
- Falta de organización
Al otro extremo del espectro, está tu falta de organización y planificación.
Al no planificar un mínimo y organizar tus tareas y flujo de trabajo, terminas haciendo lo que caiga sobre la mesa, como hojas que se las lleva el viento, y terminas perdiendo tiempo en tareas irrelevantes.
Emociones
- Procrastinación
Podrías pensar que la procrastinación tiene que ver con la mente, y en parte sí. Pero principalmente, la procrastinación es un estado emocional muy fuerte que nos “ayuda” a manejar la incomodidad.
Tratamos de racionalizar ese miedo poniendo excusas, pero en el fondo lo que nos falta es la inteligencia emocional de enfrentarnos a la tarea que tenemos enfrente y dejar de perder tiempo.
- Ansiedad y estrés
Este dúo se ha vuelto tan común en nuestra sociedad que es difícil pensar una vida sin ellos. Un poco de estrés ayuda a movernos, hace parte de nuestros genes de cazadores-recolectores.
Pero cuando se convierten en un estado emocional crónico, nos imposibilitan actuar. Entramos en una reacción constante de huida o enfrentamiento que, más veces de las que quisiéramos, nos deja vulnerables y desmotivados.
- Prioridades en conflicto
Cuando no defines bien tus prioridades, muchas veces caes en una lucha interna de saber a qué proyecto o tarea debes darle prioridad.
¿Cuántas veces estuviste en el dilema de decirle no a tu jefe porque surgió alguna oportunidad de aprendizaje interesante?
Al no definir bien tus prioridades, puedes estar perdiendo tiempo en proyectos que no te traen ningún beneficio.
Contexto
Si bien tu mente y tus emociones pueden jugarte una mala pasada, no creo que seamos los únicos culpables de perder tiempo.
Cal Newport, nos dice en su libro A world without email, que la forma en la que está organizado nuestro trabajo privilegia la comunicación instantánea y la interrupción.
No se busca crear un ambiente en dónde la concentración y la serenidad sean un principio, sino todo lo contrario.
Dime si te parece familiar:
En un día normal, recibes correos electrónicos cada dos minutos en tu bandeja de entrada, tienes el chat instantáneo institucional siempre abierto, y vas a al menos dos videoconferencias interminables y sin ningún propósito definido.
Y no menciono la mensajería instantánea por fuera de las oficiales (Whatsapp), porque se las arreglan para interrumpirte incluso si no les quieres dar tu número de teléfono.
Aquí alguno de los ladrones del tiempo de tu contexto más comunes:
Desde que se inventó el correo electrónico se convirtió en la norma de comunicación entre compañeros de trabajo y jefes.
Son fáciles de enviar, no cuestan nada y la persona está “obligada” a revisarlos porque sino siempre está la excusa: “Pero te lo envié, lo abriste, pero no lo hiciste”.
El asunto es que pasamos mucho tiempo en él y no evaluamos la calidad de la información que transmitimos en un correo.
Tal vez, sin tantos correos, dejemos de perder el tiempo respondiéndolos y más tiempo haciendo la tarea que debemos hacer.
- Notificaciones
Otra forma generalizada de interrumpir nuestro flujo de trabajo. Si estás concentrado, digamos, planificando un proyecto, y te llega una notificación de Slack, el hecho de revisar y luego volver a concentrarte en tu actividad, representa ya una pérdida grande de tu concentración, es decir de tu tiempo.
10. Reuniones
Las famosas reuniones…La verdad parece que hay una especie de reunionitis en la forma en la que trabajamos.
Si bien es muy importante trabajar colaborativamente, nunca se habló de que la colaboración signifique horas de reuniones sin objetivo, dónde muchas veces solo es una lucha de egos.
Las reuniones sin sentido son el ladrón del tiempo comunitario.
¿Cómo lidiar con ellos?
La respuesta más fácil para lidiar con los ladrones del tiempo sería: No caigas en ellos. Pero sabemos que es difícil.
La mejor solución será siempre la que se adapte a ti y a tus circunstancias, no hay una solución mágica para todo el mundo.
Sin embargo, siempre sirven las guías para saber cómo hacer cambios en tu forma de trabajo y no caer en los ladrones del tiempo.
La guía que más me gusta es la autorregulación.
Son 4 etapas simples que puedes implementar en cualquier circunstancia y que, con constancia, te ayudan mucho:
1. Conoce tus ladrones del tiempo: lleva un registro de los más comunes, y qué sentiste o pensaste cuando lo hiciste. Llevar un diario sirve muy bien para ello.
2. Planifica: Ahora que sabes cómo y por qué pierdes tiempo, es hora de planificar.
Algo muy simple que te puede ayudar son las intenciones de implementación: básicamente es una fórmula para implementar una acción:
“Si pasa X, entonces haré Y”
Mi mantra cuando trabajaba en la universidad fue: “Si me llega un correo y no le veo utilidad, entonces lo eliminaré y seré libre y feliz!”.
3. Ponlo en acción: utiliza tu mantra cuando creas necesario.
4. Evalúa: Cada viernes puedes hacer una mini-evaluación de 5 minutos, escribiendo en tu diario cómo te fue y cómo podrías mejorar.
Esta guía simple te puede ayudar a ganar un poco de control sobre tu tiempo y darte más confianza para lidiar con ellos.
Los ladrones del tiempo se esconden en tu mente y en tus emociones, aprende a identificarlos e intentar cambiar tus reacciones automáticas.
Pero no lo olvides, no siempre eres tú el principal responsable, el contexto en dónde trabajas puede también ser parte del problema. Habla con tu jefe o tus compañeros y explora la posibilidad de que algunas cosas cambien para bien.
Estoy seguro de que podrás controlarlos y recuperar algo de autonomía y productividad en tus tareas,
¡Vamos a por ellos!