Productividad sin estrés: una introducción al sistema GTD
08 Junio 2021
Cuando me pregunto por qué no logré hacer las tareas que me propuse para la semana, la primera razón que me viene a la cabeza es que ni siquiera sabía por dónde empezar.
Sé que esto le puede pasar a muchas personas. Cuando comienzas un nuevo proyecto, y te sientas frente a tu computador, tu mente se pone en blanco y no sabes qué debes hacer.
O peor todavía, tienes tantas tareas anotadas en una libreta vieja que no tienes ni idea de cómo gestionarlas y te agobian rápidamente.
Por eso, para lograr dar ese primer paso y sentir que tienes cierto control, necesitas un sistema que te permita saber qué debes hacer y cuándo debes hacerlo. Es una parte esencial de lo que podría llamarse un embudo de productividad.
Y uno de los sistemas más populares desde hace 20 años es el sistema GTD o Getting Things Done. Es un sistema que te permite gestionar tus tareas y mantenerte en control de forma simple.
En esta edición quiero compartir contigo una introducción al sistema y algunos recursos útiles para que lo puedas implementar rápidamente.
Pero primero, vamos a comenzar con una historia de hormigas…
Las hormigas y sus nidos
¿Te has puesto a pensar cómo hacen las hormigas para construir su nido?
¿Cómo hacen para construir estructuras tan complejas sin tener director de obra, ni planos o jefes malhumorados?
Las hormigas rojas cortadoras tienen nidos inmensos de hasta 600 metros cuadrados, donde viven al menos 7 millones de insectos.
El asunto es que individualmente, una hormiga no tiene ninguna capacidad de planificación o capacidad para prever daños de lo que será su futuro nido.
Pero descubrí hace poco en una visita al geoparque Napo Sumaco, que estas hormigas hacen algo muy práctico: utilizan su entorno para construir.
Ellas secretan una feromona en el lugar de construcción que les ayuda a autoorganizarse y nunca perder el ritmo de trabajo. La siguiente hormiga que venga a construir, sabe qué y cómo hacerlo.
Las hormigas construyen nidos espectaculares, que, individualmente, no lo podrían hacer.
Los humanos también lo hacemos
Y en nuestro caso, los psicólogos también intentan resolver ese misterio ¿cómo hace nuestro cerebro para procesar la información que nos llega del mundo exterior? ¿Cómo podemos lograr hacer tantas cosas en el mundo?
Y para resolver esas preguntas, los psicólogos tienen que tomar en cuenta una de nuestras mayores limitaciones: nuestra mente individual no es tan eficaz.
Nuestra memoria de trabajo tiene una capacidad limitada y eso hace que sea casi imposible que podamos vivir en el mundo usando sólo nuestra memoria interna.
Y entonces ¿Cómo lo logramos?
La respuesta se llama: cognición situada.
Como seres humanos también usamos el entorno para extender nuestra mente.
Por ejemplo, la pintura y la escritura son una de las formas más antiguas en las que utilizamos nuestro entorno como ayuda.
Las hemos utilizado para contar a los demás cómo logramos cazar ese gran mastodonte, qué dijo ese filósofo hace 5 siglos y hacer listas de qué tengo que comprar en el supermercado.
Pero el siglo 21 lo complicó todo…
Hoy en día el flujo de información que recibe un típico trabajador del conocimiento es monstruosa.
A diario tenemos 10 correos electrónicos por hora, mensajes de texto, redes sociales y llamadas de teléfono. Y todo se complica con el teletrabajo, donde el flujo no para a las 17:30, sino que esperan que podamos funcionar así todo el día.
Por eso se ha vuelto tan necesario utilizar herramientas externas que nos ayuden a procesar toda esa información. Ya no somos el típico trabajador de los años 50 con un teléfono negro clásico en su escritorio.
El sistema desarrollado por David Allen es tan popular, porque utiliza este principio de nuestra cognición para “liberar” a nuestra mente y poder ejecutar tranquilamente, sin tener la presión de tener que acordarnos de todo.
El sistema GTD
Ahora que sabes el principio subyacente del sistema GTD, sabes lo importante que es para nuestra mente contar con “ayudas” externas.
Y eso es tan simple como una lista de verificación en una servilleta, eso ya es una ayuda básica para nuestra memoria.
Allen nos dice que, para crear una mente libre de estrés y que fluya como el agua, debes utilizar este principio:
En primer lugar te ayuda a no olvidarlas y luego, podrás pensar qué hacer con ellas.
Y el proceso que crea es bastante simple:
- Captura todos los pendientes (tareas, correos o documentos) que tengas a la mano en un sistema para que no se te olviden y puedas procesarlos luego.
- Aclara todos esos pendientes para saber si son importantes, urgentes o los puedes desechar.
- Organízalos para saber si hacen parte de un proyecto o son tareas individuales pero necesarias.
- Reflexiona dónde y cuándo puedes hacer la tarea.
- Ejecuta la tarea.
Como todo en la vida, puedes hacerlo más complicado, pero si entiendes este flujo de trabajo puedes implementar una versión simple.
Yo la utilizo sin complicarme por todos los detalles porque no los necesito, mi trabajo no es tan presionante. Pero es un sistema flexible que te permite adaptarlo a tu situación específica.
El sistema GTD es realmente muy práctico y útil, me salvó en mis años de trabajo desenfrenado cuando estuve a punto de perder la cordura por tantas tareas pendientes que tenía.
Te dejo un resumen muy práctico y más detallado por si quieres explorar más a fondo:
Una aplicación para implementarlo
El sistema original de David Allen no implica ninguna herramienta especial para aplicarlo. Si tu estilo es manual, puedes utilizar un cuaderno y algunos organizadores.
Pero si trabajas la mayor parte del tiempo frente a tu computador, hay una gran cantidad de aplicaciones que sirven para implementar este sistema.
Si no quieres pasar horas buscando la mejor y confías en mi juicio, te recomiendo Todoist.
Es una aplicación para la gestión de tareas. No está especialmente diseñada para GTD, pero lo puedes adaptar fácilmente.
Aquí te dejo un muy buen tutorial para que lo puedas aplicar:
Una pequeña advertencia: no te recomiendo que pases mucho tiempo buscando la mejor aplicación. La mejor siempre será la que se adapte a tus necesidades.
Por eso, necesitas implementar rápidamente para que ajustes el sistema sobre la marcha.
A mí me ha tomado algún tiempo, y el resultado ha sido un sistema GTD simplificado que se adapta a mis necesidades.
Así que recuerda, cuando no sepas cómo comenzar o estés abrumado con tanta tarea pendiente, es muy importante implementar un sistema para organizar tus pendientes.
Y qué mejor que el sistema GTD que se ha vuelto tan popular que el libro ha sido traducido a 30 idiomas, ha vendido alrededor de 2 millones de copias y tiene más de 1 millón de seguidores en Twitter…
Si quieres explorar más sobre el tema te dejo algunos recursos interesantes:
[Video] Técnicas para la Gestión del Tiempo: El método GTD
En este buen video de la Universidad de Castilla La Mancha, nos dan una introducción más detallada del sistema GTD.
[BLOG] Aprendiendo GTD – Consejos sobre GTD, Productividad y Eficacia Personal
En este blog sobre productividad hay mucha información de buena calidad sobre cómo aplicar el sistema GTD.
[Video] El arte de la productividad sin estrés
Si quieres ver al creador del sistema David Allen, este video es muy interesante y educativo, muy recomendado.
Gracias por leer esta edición de la Newsletter.
¡Nos vemos pronto!