Organiza tu vida digital con el método P.A.R.A
20 Julio 2021
Dime si te parece algo conocida la situación:
Tienes un nuevo proyecto que comenzaste hace un mes. Pero luego de algún tiempo de haberlo empezado modificaste alguna parte y obviamente, creas el archivo “Proyecto 2.0”.
Pasan dos meses más y poco a poco las diferentes versiones y los diferentes archivos comienzan a apilarse y terminas con una carpeta del estilo: “Proyecto 2.2.3.6”.
Si trabajas consumiendo información y aplicándola, esto se puede convertir en un gran problema.
Sólo por poner un ejemplo, si necesitas un archivo urgente sobre tu proyecto, buscas en tu ordenador, y en vez de eso te encuentras con Cerbero: cientos de archivos y carpetas con nombres casi criptográficos.
Así es cómo la confusión en tu parte operativa (gestión de los archivos) refleja tu confusión en tu parte estratégica (tus prioridades, metas y objetivos para ti y tu trabajo).
Pero como siempre, uno sólo aprende de los errores.
Luego de pasar por la “caja negra” de los archivos, así es como lo llamo yo a esta maraña de nombres sin sentido en nuestras computadora, fui informándome y aplicando nuevas formas para gestionarlos.
Y esos cambios se reflejaron positivamente en mi productividad y sobre todo en mi consumo y aplicación de información.
Una forma simple de organizar tu vida digital
El método P.A.R.A es un sistema de gestión de la información desarrollado por Tiago Forte.
El principal beneficio de este método, según Forte, es la capacidad de saber dónde poner información relevante y dónde encontrarla de nuevo cuando nos haga falta. Como vimos, algo muy necesario hoy en día.
Para eso, desarrolla 4 categorías de información:
- Proyectos: es el conjunto de actividades con un objetivo específico y una fecha límite.
- Áreas de responsabilidad: áreas generales en las que tienes alguna responsabilidad y que tengas que mantener un estándar de desempeño específico. (Del estilo: Tengo que generar ingresos mensuales con mi emprendimiento)
- Recursos: tema en el que tienes algún interés pero que no tenga ningún estándar de desempeño o acción a realizar.
- Archivo: Cualquier item que ya no sea pertinente de las anteriores categorías.
La información que tengas a tu disposición debe entrar en alguna de ellas. La idea es crear un flujo de organización de la información para que no pienses mucho cuando la guardes.
Ojo con no confundir Proyectos y Áreas de responsabilidad
Según Tiago, la diferencia entre proyectos y áreas de responsabilidad debe ser clara, pues mucha gente las confunde.
Los proyectos son específicos, es decir que tienen un objetivo o resultado esperado y una fecha límite.
En cambio las áreas de responsabilidad no tienen un fin específico, sino que se miden con un estándar de desempeño intuitivo que debe ser mantenido en el tiempo.
Otra diferencia importante es que un área de responsabilidad no tiene una carga de trabajo clara. Es decir, no sabemos qué tareas debemos realizar para mantener ese estándar.
Así es muy difícil organizar el trabajo porque, al ser una zona confusa, no podemos priorizar tareas ni organizar nuestro tiempo.
Además, si cada día tenemos que enfrentarnos a una lista de responsabilidades interminable, nos desmotiva a largo plazo. Y tienes que tomar en cuenta que, cuando vas tachando las tareas que has realizado en tu día o semana, vas sumando a tu sentimiento de eficacia personal.
Eso quiere decir que mientras más tareas hagas y las lleve a su finalización, tendrás más confianza para seguir avanzando. Vas construyendo un reservorio de motivación que te dice: “Ya completé una tarea parecida la semana pasada, seguro puedo hacerlo otra vez!” ????
Y por último, debes tomar en cuenta que se diferencian por la mentalidad que debes tener en cada una de ellas.
En un proyecto necesitas concentración y saber pasar a la acción. Así puedes sobreponerte a los obstáculos y las distracciones, pues tienes un objetivo que alcanzar.
En cambio, un área de responsabilidad necesita otro tipo de habilidades: intuición, conciencia de uno mismo, introspección y la constancia de los hábitos, pues, si tienes que alcanzar un cierto estándar, depende más de ti y tus ideas sobre ti mismo.
Ejecuta como nunca antes
Si te quedó clara la división de estas 4 categorías e intentas implementarla, estoy seguro que tendrás buenos resultados.
A mi me ha permitido clarificar mis proyectos y mis objetivos a largo plazo. Sé que sólo es un sistema de archivos, pero cuando los tienes organizados, refleja tu mente y la claridad de tus objetivos. Lo macro se refleja en lo micro.
Los principales beneficios según Tiago Forte son:
- Imita el número mágico de 4, asociado a nuestra memoria de trabajo y demás funciones del cerebro, lo que facilita la gestión. Básicamente, no te pierdes en una infinidad de carpetas.
- Imita los sistemas de gestión de proyectos pues nos permite implementar, es decir, hacer accionable la información que consumimos.
- Permite distinguir entre información procesable y no procesable. La procesable estará atada a nuestro gestor de tareas y eso facilita enormemente la implementación.
Así que recuerda, hoy en día es indispensable tener algún método para organizar tu información, porque cuando la necesites, debes saber dónde encontrarla. Es una de las claves para poder ejecutar más fluidamente en tus proyectos.
¿Recuerdas el embudo de productividad? Pues la organización de tu información hace parte esencial del mismo, porque te permite mantenerte al tope con tus tareas y la información que necesitas tener a mano.
Con el método P.A.R.A puedes organizar tu vida digital, tus proyectos y áreas de tu vida a las que les quieras prestar atención.
Así que ¡haz el intento!
El método P.A.R.A: Un sistema universal para organizar tu información digital
☕ Energía para la mente
Un super sistema
En nuestra Newsletter ya hemos visto algo sobre GTD y Zettelkasten. Ahora, si quieres aumentarle el método P.A.R.A, te dejo un video dónde combinan las tres metodologías para hacer una sopa superrecargada:
Cómo combinar GTD ➕ ZETTELKASTEN ➕ PARA de Tiago Forte
Si necesitas un arsenal de aplicaciones
Hay algunas personas que recomiendan hacerlo todo en una sola aplicación, pero yo creo que ninguna puede ser “el anillo que los gobernará a todos”. Yo utilizo algunas aplicaciones para las diferentes tareas que tengo en mi día a día y me va muy bien con todas ellas.
Las mejores nuevas aplicaciones de productividad para iOS, Android, Mac, Windows
Algo que muchos andamos buscando
Si estás en esos momentos de la vida dónde algunas responsabilidades te cuestan y no logras sentirte cómodo en tu trabajo, Simón Sinek nos trae uno de sus buenos consejos…se ha vuelto una especie de gurú para los Millennials.
La forma correcta de lograr el equilibrio entre el trabajo y la vida personal
???? Auto-coaching: preguntate esto…
Ya que estamos en el tema, haz este ejercicio conmigo:
Respira profundamente y piensa en algún documento en tu ordenador que te gustaría revisar de nuevo.
Búscalo
¿Te demoraste más de 2 minutos en encontrarlo? Acepta la realidad, necesita un cambio de organización ????.
Y ahora pregúntate tranquilamente, ¿Cúal sería un primer paso para poner un poco de orden en tus documentos digitales?
Escribe algunas ideas en tu cuaderno de notas. (wink…el método P.A.R.A)
Listo, ya tienes un pequeño plan de acción para organizar tus archivos y así facilitarte un poco más la vida.
Gracias por leer esta edición de la Newsletter.
¡Nos vemos pronto!